Akta Starostwa Powiatowego w Grudziądzu z lat międzywojennych stanowią dokumentacje aktową w postaci akt szytych i klejonych. Nielicznie zachowały się oryginalne obwoluty założone przez Starostwo, z kolei większość akt Referatu Rolnictwa i Reform Rolnych stanowią oryginalne poszyty OUZ w Grudziądzu. Większość akt zespołu została umieszczona w opisanych teczkach bezkwasowych. Pod względem fizycznym akta zachowane są w stanie dobrym. W zespole przeważają rękopisy i maszynopisy, rzadziej wypełnione ręcznie formularze oraz druki. Materiały sporządzone są w języku polskim, niemieckim, pojedyncze dokumenty zapisane są w języku francuskim. Wśród zachowanej dokumentacji nie znajdują się jednostki wyłączone z udostępniania. Dokumentację wytworzoną przez międzywojenne Starostwo Powiatowe w Grudziądzu znaleźć można w zespole nr 1381: Starostwo Grodzkie w Grudziądzu i zespole nr 1493: Wydział Powiatowy w Grudziądzu z lat 1920-1935. Tożsame akta dotyczące organizacji biurowości i kancelarii znaleźć można w aktach zespołu nr 83: Starostwo Powiatowe w Toruniu z l. 1920-1939. Akta omawianego zespołu tworzą zespół zamknięty o złożonej budowie wewnętrznej. Tworzą go, obok własnych, akta urzędów ziemskich w Grudziądzu i Poznaniu, które były przez Starostwo przejęte na zasadzie sukcesji czynnej i tam kontynuowane. Stan zachowania omawianego zespołu ocenia się w przybliżeniu na ok. 50 %. Nie zachowała się dokumentacja wytworzona przez działający w Starostwie referat budowlany, karny, wodno-melioracyjny, opieki społecznej, zdrowia (sanitarny), weterynaryjny, ochrony lasów. Niemal całkowicie nie zachowały się akta Referatu Inwalidów Wojennych, w aktach Referatu Wojskowo-Mobilizacyjnego nie zachowały się również niezwykle cenne materiały w postaci list poborowych. Nielicznie zachowały się również akta referatu Administracyjno-Gospodarczego. Nie udało się ustalić co stało się z powyższą dokumentacją lub gdzie może być przechowywana. Zasięg terytorialny zespołu stanowi zasadniczo miasto Grudziądz i powiat grudziądzki w jego ówczesnych granicach. Poza teren powiatu wykraczają 2 jednostki Referatu Rolnictwa i Reform Rolnych dotyczące majątku i osady z terenu powiatu wąbrzeskiego. Stan oraz stopień zachowania akt zespołu pozwalają jedynie na częściowe odtworzenie organizacji oraz działalności Aktotwórcy w okresie jego funkcjonowania w latach 1920-1939. Stanowią one natomiast doskonałą bazę źródłową do badania historii polityczno-społecznej powiatu grudziądzkiego w latach międzywojennych, ukazując zarówno życie i problemy społeczne, odtwarzając panujące stosunki i zagadnienia polityczne, gospodarcze i kulturalne. Najwartościowsze pod tym względem są akta Referatu Bezpieczeństwa Publicznego stanowiące największą serię omawianego zespołu. Zawiera on niezwykle interesujące materiały obrazujące działalność partii politycznych oraz różnego rodzaju organizacji, stowarzyszeń i związków zawodowych na terenie powiatu grudziądzkiego. Odzwierciedlają one znaczny stopień ingerencji państwa w zorganizowane kręgi jego obywateli. Niezwykłą wartość informacyjną niosą materiały związane z przestępczością polityczną, ruchem wywrotowym, działalnością antypaństwową i osobami politycznie podejrzanymi oraz działalnością nielegalnych partii politycznych. Ogromną wartość mają także akta związane ze statystyką polityczną i statystyką narodowościową powiatu, w tym duża grupa akt dotyczących spraw mniejszości niemieckiej, a także materiały dotyczące optantów i cudzoziemców z terenu powiatu. Odrębną grupę akt stanowią okresowe sprawozdania okresowe i sytuacyjne, obfitujące w informacje dotyczące m.in. ruchu politycznego, społecznego i mniejszości narodowych, z ruchu wywrotowego, zawodowego, na które składają się raporty o stanie bezpieczeństwa z terenu poszczególnych wójtostw powiatu, sprawozdania o stanie bezpieczeństwa publicznego z terenu powiatu wysyłane co miesiąc przez Starostę powiatu do Wojewody Pomorskiego, sprawozdania z życia polskich związków i stowarzyszeń oraz jednostkowe sprawozdania sytuacyjne z rejonu posterunków Policji Państwowej i Powiatowego Komisariatu Policji Państwowej do Starosty, a także sprawozdania z bezpieczeństwa publicznego Wydziału Bezpieczeństwa Publicznego Urzędu Wojewódzkiego Pomorskiego z terenu województwa. Wyjątkową wartość stanowi również grupa akt dotycząca zgromadzeń publicznych, wieców, publicznych uroczystości oraz strajków i demonstracji mających miejsce na terenie powiatu w latach 1920-1939. Z uwagi na przygraniczne położenie powiatu grudziądzkiego zachowała się duża ilość materiałów dotyczących ochrony granic, ruchu granicznego i przejść granicznych oraz strefy nadgranicznej. Ze względu na rozbudowany zakres kompetencji omawianego referatu występują w nim także materiały związane z ewidencją i nadzorem nad prasą, a także sprawy Policji Państwowej i policji politycznej. Referat Bezpieczeństwa Publicznego utworzony został w 1931r., w związku z czym w aktach tej serii znajdują się materiały działających wcześniej komórek Starostwa od których Referat przejął kompetencje, tj. Dział I Polityczny 1926-1927, Dział II Polityczny 1928 r. i Referat II Polityczny (1929-1930). Drugą pod względem liczby jednostek serię stanowią akta utworzonego w roku 1934 Referatu Rolnictwa i Reform Rolnych, w którym przeważają akta OUZ w Grudziądzu przejęte i kontynuowane przez Starostwo do 1939 roku. Składają się na nie głównie materiały związane z procesem przewłaszczeń nieruchomości i przebiegiem parcelacji na terenie podległym Starostwu Powiatowemu i Komisarzowi Ziemskiemu w Grudziądzu. Trzecią z kolei największą serię akt zespołu tworzą akta Referatu Administracyjno-Prawnego. Znajduje się tutaj niezwykle cenna i duża grupa akt dotyczących wydawania paszportów i przepustek granicznych, a także akta związane z poświadczaniem, nadawaniem i utratą lub zwolnieniem z obywatelstwa polskiego. W dokumentacji tegoż referatu znajdują się również materiały dotyczące statystyki ludnościowej wykazy miejscowości, spis ludności) oraz statystyki wyznaniowej powiatu grudziądzkiego (w tym ewidencja duchownych). Nielicznie zachowały się akta dotyczące zezwoleń na posiadanie broni oraz sprawy dotyczące rejestracji samochodów oraz ruchu samochodowego i ewidencji rowerów. Pojedynczo zachowały się akta dotyczące spraw meldunkowych (pobytu na terenie powiatu) oraz sprawy związane z cenzurą teatralną, wyświetlaniem filmów i ewidencją kin. W aktach tegoż Referatu znajdują się materiały, które zostały wytworzone przez poprzednie komórki Starostwa, tj. Dział I (1920-1926), Dział I Polityczny (1927 r.), Dział III Administracyjny (1928 r.), Referat II Polityczny (1929 r.) oraz Referat III Administracyjny (1929-30 r.). W zachowanych aktach Referatu Ogólnego znaleźć można jednostki zawierające okólniki i zarządzenia władz zwierzchnich oraz zarządzenia własne Starostwa, ale również akta zawierające opinie o kandydatach na stanowiska urzędowe i innych osobach oraz niezwykle cenne akta dotyczące wyborów do Sejmu i Senatu z 1922 r. wraz ze spisami wyborców. Pojedyncze jednostki stanowią materiały dotyczące wizyt prezydentów RP w powiecie grudziądzkim oraz sprawy odznaczeń (medalu ratunkowego). Z kolei w aktach Referatu Organizacyjnego przeważają materiały ilustrujące organizację wewnętrzną urzędu i zasady urzędowania oraz sprawy osobowe urzędników Starostwa. Znajdują się tutaj również dwie jednostki dotyczące zjazdów starościńskich oraz akta budżetowe. Z uwagi na układ nadany aktom Starostwa podczas opracowania, wśród dokumentacji wytworzonej przez powyższe dwa referaty znajdują się materiały wytworzone wcześniej przez poprzednie działy Starostwa, tj. Dział I (1920-1926), Dział V Prezydialno-Gospodarczy (1927 r.), Dział I Prezydialno-Gospodarczy (1928 r.) oraz Referat I Prezydialno-Gospodarczy (l. 1929-1930). Z działalności Referatu Wojskowo-Mobilizacyjnego zachowały się nieliczne materiały związane z korespondencją z władzami wojskowymi oraz dotyczące spraw mobilizacyjnych, głównie uchylania się od poboru. Prócz tego znaleźć tu można pojedyncze jednostki związane z przyznawaniem zasiłków dla rodzin wojskowych i ewidencją cmentarzy wojennych na terenie powiatu. W aktach tegoż referatu znajdują się jednostki wytworzone przez wcześniej działający Dział III Mobilizacyjno-Wojskowy (1927), Dział IV Mobilizacyjno-Wojskowy (1928 r.), Referat IV Wojskowy (1929-30), Referat VII Wojskowo-Mobilizacyjny (1931-34 r.) oraz Referat IX Sanitarny (w 1929 prowadził sprawy wychowania fizycznego i przysposobienia wojskowego, które później przejął referat wojskowy). Nieliczną serię Referatu Administracyjno-Gospodarczego reprezentują pojedyncze jednostki dotyczące wydawania zezwoleń na polowania, cechów, regulacji cen, kotłów parowych, okręgów kominiarskich i wydawania koncesji alkoholowych. Fragmentarycznie, bo jedynie za lata 1935-1936 zachowały się kwartalne sprawozdania o nowopowstałych czy zlikwidowanych przedsiębiorstwach, a sprawy sprawozdawczości przemysłowej jedynie z roku 1935. W związku ze zmianami kompetencji między poszczególnymi działami Starostwa, w aktach tegoż referatu – z uwagi na przyjęty układ akt – znajdują się akta Działu V Prezydialno-Gospodarczego (1927 r.) oraz Referatu V Przemysłowego (1929 -1930 r.). Referat Inwalidów Wojennych reprezentuje tylko jedna jednostka archiwalna, dotycząca sprawy zaopatrzenia inwalidy wojennego, prowadzona w Starostwie Powiatowym w Grudziądzu w latach 1930-1937.

Starostwo Powiatowe w Grudziądzu rozpoczęło działalność w 1920 r. na mocy ustawy z 1 sierpnia 1919 r. o tymczasowej organizacji zarządu byłej dzielnicy pruskiej (Dziennik Praw Państwa Polskiego, 1919 r., nr 64, poz. 385). Na jej podstawie zniesiono podział na rejencje, a z dzielnicy utworzono dwa województwa: poznańskie i pomorskie. Dla czasowej administracji ziem byłego zaboru pruskiego utworzone zostało na mocy artykułu 4 wymienionej ustawy Ministerstwo byłej Dzielnicy Pruskiej z siedzibą w Warszawie, do którego głównych zadań należało przyjęcie władzy Komisariatu Naczelnej Rady Ludowej i organów administracji byłego państwa pruskiego. Ministerstwo miało sprawować władzę przejściowo, to jest do czasu pełnej unifikacji ziem byłego zaboru pruskiego z resztą ziem Rzeczypospolitej i przejścia administracji terenowej pod bezpośrednią władzę właściwych ministrów resortowych. W międzyczasie do zadań ministerstwa należało przeprowadzenie reorganizacji władz i zmiany ustawodawstwa stosownie do zasad obowiązujących w całym Państwie Polski. Utrzymano podział na dotychczasowe powiaty, których granice zostały oparte na organizacji z roku 1879. Powiat grudziądzki wszedł w skład województwa pomorskiego ze stolicą w Toruniu. Na czele administracji powiatowej tj. Starostwa Powiatowego w Grudziądzu od dnia przejęcia powiatu przez władze polskie tj. 23 stycznia 1920 r., stanął Starosta Leon Ossowski, dotychczasowy komisarz rządowy na powiat grudziądzki z ramienia powstałego w Gdańsku Podkomisariatu Naczelnej Rady Ludowej, pełniący już od 20 stycznia 1920 r. funkcję komisarycznego starosty powiatowego w Grudziądzu. Początkowo funkcjonowanie urzędu Starosty opierało się na przepisach pruskich. Szczegółową organizację i zakres działania władz administracji ogólnej określiło dopiero Rozporządzenie Prezydenta RP z 19 stycznia 1928 r. (Dziennik Ustaw /dalej Dz.U./, 1928, nr 11, poz. 86, s. 162) ujednolicając strukturę administracji w skali całego kraju. Starosta, mianowany przez ministra spraw wewnętrznych, był organem administracji ogólnej w powiecie i - jako przedstawiciel rządu w terenie - zwoływał i przewodniczył na periodycznych zebraniach władz i urzędów niezespolonych z władzami administracji ogólnej w celu uzgadniania wszystkich działów administracji z zasadniczą linią rządu (tj. Starosta grudziądzki przewodniczył m.in. w posiedzeniach Urzędu Ubezpieczeń, nadzorował Powiatową Kasę Komunalną, Powiatową Kasę Oszczędności, Bank Powiatowy i Powiatową Centralę Elektryczną). Starosta uzgadniał działalność administracji ogólnej i interesy gospodarcze powiatu z potrzebami obrony państwa. Pod względem służbowym Starosta podlegał Wojewodzie i miał analogiczne do niego uprawnienia, tyle że na niższym szczeblu. Do zadań Starosty powiatowego, jako szefa administracji ogólnej w terenie i reprezentanta Rządu, należały wszystkie sprawy administracji państwowej na obszarze powiatu (m.in. sprawy wewnętrzne, przemysłu i handlu, rolnictwa, opieki społecznej, wyznaniowe, robót publicznych, kultury, sztuki), zapewnienia bezpieczeństwa i porządku w powiecie (co realizował poprzez podległą sobie policję). Współdziałał również z władzami wojskowymi w poborze rekruta oraz pełnił funkcję orzeczniczą w sprawach wykroczeń karno-administracyjnych. Był ponadto wykonawcą zaleceń Wojewody, służbowym zwierzchnikiem władz, urzędów i organów w zakresie spraw administracji ogólnej, organem zarządzającym, orzekającym, rozstrzygającym i stawiającym wnioski, przewodniczącym wszystkich organów kolegialnych (rad, komisji) powołanych przez obowiązujące przepisy do współdziałania w powyższych działach administracji państwowej. Z chwilą wejścia w życie tegoż rozporządzenia starostom województwa pomorskiego podlegać zaczęli (wchodząc również w skład starostw) także lekarze powiatowi i lekarze weterynarii. Starosta grudziądzki podpisywał też paszporty, przepustki graniczne, prowadził dziennik spraw szyfrowych, a także przygotowywał program posiedzeń Sejmiku Powiatowego. Starosta miał prawo uczestniczenia w posiedzeniach ciał kolegialnych administracji szkolnej oraz zwracania się do Inspektora Oświaty z wnioskami w celu usunięcia braków w wykonaniu obowiązków służbowych i działalności Inspektoratu i podległych mu organów i szkół (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu z lat 1920-1939, sygn. 1). Starosta realizował powierzone zadania poprzez podległe mu Starostwo Powiatowe. W ściśle określonych przypadkach, pod nieobecność szefa urzędu decyzje mógł podejmować wyznaczony przez wojewodę stały zastępca – wicestarosta. Ustawa z dnia 23 marca 1933 r. „o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego” wprowadziła szereg zmian w zakresie podziału terytorialno-administracyjnego kraju i wzmocniła rolę starosty. Na mocy tej ustawy organy administracji rządowej i organy wykonawcze administracji samorządowej połączone były na poziomie powiatu i województwa pod przewodnictwem starosty i wojewody, czyli starosta z mocy prawa pełnił rolę przewodniczącego wydziału powiatowego (i przewodniczył sejmikowi powiatowemu), co czyniło go organem o dwoistym charakterze: był elementem administracji rządowej (mianowanym przez MSW), a jednocześnie członkiem kolegialnego organu samorządowego w powiecie, co zapewniało kontrolę administracji rządowej nad samorządem powiatowym. Ustawa ta znosiła również wójtostwa i obszary dworskie (istniejące na terenach byłej dzielnicy pruskiej obok gmin jednostkowych, co stanowiło najistotniejszą przeszkodę w ujednolicaniu administracji państwowej i samorządowej) włączając ich terytoria do gmin wiejskich (Pomorski Dziennik Wojewódzki /dalej PDW/, 1930 r., nr 6, poz. 70). Część kompetencji Starosty Powiatowego w Grudziądzu przejęło uruchomione z dniem 15 marca 1930 roku Starostwo Grodzkie w Grudziądzu (PDW, 1930 r., nr 6, poz. 70), które w zakresie jego terytorialnej właściwości tj. mieście Grudziądzu przejęło początkowo niektóre czynności miejscowej władzy policyjnej. Następnie rozszerzyło je o kompetencje powiatowych władz administracji ogólnej w zakresie policji państwowej sprawach bezpieczeństwa publicznego, niektórych spraw przemysłowych, spraw stowarzyszeń i zgromadzeń, sprawy prasowe, widowiskowe, kwest publicznych, cudzoziemców i paszportów (Monitor Polski /dalej M.P./, 1930 r., nr 76, poz. 119; M.P., 1930 r., nr 82, poz. 125; Dz.U., 1932 r., nr 41, poz. 408). Prawdopodobnie względy oszczędnościowe przesądziły o wydaniu już wkrótce Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 8 sierpnia 1932 r. o poruczeniu funkcji starosty grodzkiego w powiecie miejskim Grudziądz staroście powiatowemu (Dz.U., 1932 r., nr 70, poz. 643), które weszło w życie z dniem 15 sierpnia tegoż roku (umożliwiał to artykuł 75 Rozporządzenia Prezydenta RP z 19 stycznia 1928 r.). Chociaż starostwa powiatowe i grodzkie stanowiły formalnie dwie odrębne instytucje, względy praktyczne przemawiały za umieszczeniem ich możliwie blisko siebie, co umożliwiało staroście sprawne kierowanie pracą obu urzędów. W związku z powyższym, urzędnicy grodzcy zajmowali pomieszczenia w budynku Starostwa Powiatowego, a obydwa urzędy posiadały wspólną dla obu starostw kancelarię. Stosownie do zmian w zakresie kompetencji zmianie uległa także tytulatura starosty, który nosił odtąd miano starosty powiatowego i grodzkiego. Kolejne zmiany w zakresie kompetencji Starostwa Powiatowego w Grudziądzu przyniosło rozporządzenie Ministra Robót Publicznych w porozumieniu z Ministrem Spraw Wewnętrznych z dn. 24 października 1931 r. o zespoleniu osobnych organów i urzędów technicznych z władzami administracji ogólnej w zakresie państwowej służby budowlanej. Odtąd czynności tejże służby budowlanej I instancji spełniać mieli starostowie powiatowi, a istniejące dotychczas na terenie województwa pomorskiego osobne urzędy techniczne, czyli Państwowe Urzędu Budownictwa Naziemnego zlikwidowano. W związku z powyższym przy niektórych starostwach zostały utworzone referaty budowlane mające spełniać funkcje państwowej służby budowlanej dla kilku powiatów. Utworzony wówczas Referat Budowlany przy Starostwie Powiatowym w Grudziądzu, objął swoim zasięgiem miasto Grudziądz i powiaty grudziądzki i świecki (PDW, 1932 r., nr 9, poz. 146, s. 251). Z dniem 15 listopada 1935 r. – w związku z likwidacją referatu budowlanego przy Starostwie Powiatowym w Toruniu - przekazano mu również czynności państwowej służby budowlanej odnoście powiatu chełmińskiego (PDW, 1935 r., nr 23, poz. 271, s. 361). Taki stan trwał do 31 marca 1937 r., sprawy państwowej służby budowlanej na powiat chełmiński wyłączono z referatu budowlanego w Grudziądzu i wcielono je do referatu budowlanego Urzędu Wojewódzkiego Pomorskiego Wydział Komunikacyjno-Budowlany (PDW, 1937 r. nr 8, poz. 83, s. 147). W roku 1933, na mocy Rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 27 października 1933 "o zespoleniu urzędów ziemskich z władzami administracji ogólnej i organizacji komisyi ziemskich", starostowie przejęli uprawnienia i kompetencje zlikwidowanych powiatowych urzędów ziemskich, komisarzy ziemskich i delegatów okręgowych urzędów ziemskich w sprawach administracji reform rolnych na podległym im terenie (Dz. U., 1933 r., nr 85, poz. 635, s. 1623). Przejęte obowiązki starostowie realizowali poprzez działające od 1934 roku w starostwach Referaty Rolnictwa i Reform Rolnych. Starostwo Powiatowe w Grudziądzu przejęło także część akt Okręgowego Urzędu Ziemskiego w Grudziądzu. Następnie, z dniem 1 kwietnia 1938 r. - decyzją Ministra Rolnictwa i Reform Rolnych z dnia 10 lutego 1938 r. - ustalono nowy podział Województwa Pomorskiego na referaty rolnictwa i reform rolnych, ochrony lasów oraz melioracyjne w starostwach. Na tej podstawie Referat Rolnictwa i Reform Rolnych Starostwa Powiatowego w Grudziądzu rozszerzył swój zasięg o powiat wąbrzeski, a Starosta powiatu grudziądzkiego pełnił odtąd funkcję Komisarza Ziemskiego na powiat grudziądzki i wąbrzeski. Powiat grudziądzki podlegał odtąd również Referatowi Ochrony Lasów z siedzibą w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy oraz Referatowi Melioracyjnemu w Starostwie Powiatowym w Świeciu (PDW, 1938 r., nr 10, poz. 106, s. 122). W dniu 1 kwietnia 1938 r. wszedł również w życie nowy podział Województwa Pomorskiego na referaty spraw inwalidzkich. Na mocy rozporządzenia Ministra Opieki Społecznej i Skarbu z dnia 23 marca 1938 r. powiat grudziądzki (miejski i wiejski) podlegał odtąd Referatowi Spraw Inwalidzkich przy Starostwie Powiatowym w Toruniu (Dz. U., 1938 r., nr 21, poz. 1989; PDW, 1938 r., nr 10, poz. 107). Po przyłączeniu Pomorza do Polski pod zarządem Starostwa Powiatowego w Grudziądzu pozostawał obszar o powierzchni 79678 ha 80 a (stan na dzień 8 lipca 1920 r. - APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 178), na terenie którego funkcjonowało 81 gmin wiejskich i 69 tzw. obszarów dworskich. Graniczył on w powiatami lubawskim, wąbrzeskim, chełmińskim i świeckim i wydzielonym terenem miasta Grudziądz oraz – na przestrzeni 50 km – z Niemcami. Na terenie powiatu znajdowało się w 1926 r. 12 posterunków Policji Państwowej, 15 parafii rzymskokatolickich i 6 ewangelickich oraz 4 punkty graniczne. Liczba ludności wg spisu z dn. 30 września 1921 r. wynosiła 43419 osób, w tym 33% Niemców i 67% Polaków, (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu, sygn. 31), natomiast według spisu ludności z 9 grudnia 1931 r. było to 48044 osoby, w tym 83% ludności polskiej i 17% niemieckiej. W roku 1935 na terenie powiatu grudziądzkiego znajdowało się 218 km szos i 170 km bruków (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu, sygn. 214). W roku 1925 r. Rozporządzeniem Rady Ministrów zniesiono obszar dworski Folwark pod Radzynem (Janowo) i wcielono jego terytorium do gminy wiejskiej Radzyn-wieś (Dz.U., 1925 nr 93, poz. 660). W tym samym roku z obszarów dworskich Szynwałd i Szynwałdzik utworzono nową samoistną gminę wiejską Szynwałd, obszar dworski Budy przekształcono w gminę wiejską o tej samej nazwie oraz zniesiono obszar dworski Mały Kuntersztyn, wcielając jego terytorium do gminy wiejskiej Małe Tarpno (Dz.U., 1925 nr 106, poz. 744 i poz. 750; Dz.U., 1925 nr 111, poz. 790). Ponadto, zniesiono obszar dworski Wałdówko i włączono jego terytorium do gminy wiejskiej Krzywka (Dz.U., 1925 nr 111, poz. 791), z obszaru dworskiego Goczałki utworzono samodzielną gminę wiejską o tej samej nazwie (Dz.U., 1925 nr 117, poz. 834), a zniesiony obszar dworski Alteroda wcielono do gminy wiejskiej Rywałd Szlachecki (Dz.U., 1925 nr 120, poz. 864). Zmiany te weszły w życie z dniem 1 stycznia 1926 r. W dn. 19 marca 1928 r. zniesiono obszar dworski Blizinko, włączając go do gminy wiejskiej Blizno (Dz.U., 1928 nr 45, poz. 432), natomiast w roku 1929 r. zniesiono obszary dworskie Karolewo (jego terytorium przyłączono do gminy wiejskiej Liznowo), Gubiny (do gminy wiejskiej Budy) i Turznice (do gminy wiejskiej Piaski) (Dz.U., 1929 nr 18, poz. 150; Dz.U., 1929 nr 20, poz. 201; Dz.U., 1929 nr 33, poz. 311). W dniu 1 czerwca 1931 r. powiat grudziądzki składał się z 2 gmin miejskich (Łasin, Radzyn), 34 wójtostw, 81 gmin wiejskich oraz 57 obszarów dworskich (PDW, 1931 r., nr 12, poz. 173). W roku 1931 zniesiono gminy wiejskie Gać i Węgrowo Niemieckie (ich terytorium włączono do gminy wiejskiej Węgrowo Polskie), zlikwidowaną gminę wiejską Mały Wełcz włączono do gminy Wielki Wełcz, a zniesione gminy wiejskie Kobylanka Wielka, Kobylanka Panieńska i Linarczyk włączono do gminy wiejskiej Pastwisko (Dz.U., 1931 nr 33, poz. 237; Dz.U., 1931 nr 34, poz. 243; Dz.U., 1931 nr 84, poz. 652). W dniu 8 lutego 1932 r. zniesiono obszar dworski Tarpno Folwark, a jego terytorium włączono do gmin Owczarki i Wielkie Tarpno (Dz.U., 1932 r., nr 16, poz. 97). W dniu 7 marca 1932 r. Rozporządzeniem Rady Ministrów zniesiono obszar dworski Pokrzywno, a jego terytorium włączono do gmin wiejskich Węgrowo Polskie, Pastwiska i Stary Folwark. Tegoż dnia zniesiono również gminę wiejską Sobótka i obszar dworski Wyszczekanka, a ich terytorium włączono do gminy wiejskiej Bukowiec (Dz.U., 1932 r., nr 22-23, poz. 167, 176). Zmiany te weszły w życie z dniem 1 kwietnia 1932 r. Na podstawie Rozporządzeń Rady Ministrów z dnia 9 czerwca 1934 r. o zmianie granic powiatów grudziądzkiego, chełmińskiego i brodnickiego w województwie pomorskim z dniem 15 czerwca 1934 r. wyłączoną z powiatu grudziądzkiego gminę wiejska Wiewiórki włączono do powiatu chełmińskiego, a gminę wiejską Buk włączono do powiatu brodnickiego (Dz.U., 1934, nr 49, poz. 453-454, s. 777-778). Z tym samym dniem do miasta Grudziądza przyłączono część gmin wiejskich Małe Tarpno, Wielkie Tarpno i Tuszewo (Dz.U., 1934 nr 49, poz. 448). Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 lipca 1934 roku, z dniem 1 sierpnia 1934 r. z dotychczasowych jednostkowych gmin wiejskich utworzono gminy wiejskie zbiorowe, dzieląc tym samym powiat grudziądzki na następujące gminy wiejskie: Mokre, Rogóźno, Łasin, Świecie, Gruta, Radzyn oraz gminę Grudziądz (Dz.U., 1934 r., nr 68, poz. 600). Podział obszaru siedmiu gmin wiejskich powiatu grudziądzkiego na 94 gromady wprowadzono Rozporządzeniem Wojewody Pomorskiego z dnia 20 września 1934 r. (PDW, 1934 r., nr 19, poz. 220, s. 413). Siedzibą Starostwa Powiatowego w Grudziądzu był gmach przy ówczesnej ul. Młyńskiej 20-21 (obecnie znajduje się tam budynek Szkoły Podstawowej Nr 13). Pierwszym starostą powiatu grudziądzkiego został Leon Ossowski, który tuż po objęciu urzędu, 23 stycznia 1920 r. wraz z ówczesnym prezesem grudziądzkiego oddziału Polskiej Rady Ludowej - Wiktorem Kulerskim oraz komisarycznym prezydentem miasta – Józefem Włodkiem, przy przejeździe kolejowym na ul. Hallera powitał polskie wojska dowodzone przez generała Stanisława Pruszyńskiego. Starosta Ossowski swój urząd sprawował do 7 maja 1926 r., następnie obejmując (od czerwca 1926 r.) urząd starosty morskiego (ob. powiaty pucki i wejherowski), a od 5 lutego 1927 r. starosty chełmińskiego. Drugim Starostą Powiatu Grudziądzkiego został były dotychczasowy starosta powiatu toruńskiego Adam Schedlin-Czarliński, piastujący tę funkcję do 1 stycznia 1929 r. Następnie urząd starosty grudziądzkiego objął Hipolit Niepokulczycki, wcześniejszy starosta powiatów węgrowskiego, kowelskiego i krzemienieckiego. Jego zastępcą był Jan Belina. Niepokulczycki pełnił funkcję starosty powiatowego i grodzkiego w Grudziądzu do 11 grudnia 1935 r., po czym został mianowany na stanowisko wicewojewody tarnopolskiego. W okresie od stycznia 1936 r. do stycznia 1939 r. starostą grudziądzkim był Aleksander Klotz, doświadczony urzędnik MSZ i MSW, piastujący wcześniej starostwa płockie, wadowickie i radomskie. W styczniu 1938 r. Starosta Klotz został powołany na stanowisko starosty powiatowego w Poznaniu, którą to funkcję sprawował do agresji III Rzeszy na Polskę 1 września 1939. Ostatnim, przez wybuchem II wojny światowej, starostą grudziądzkim był Stanisław Grodyński, dotychczasowy starosta powiatowy w Kałuszu woj. stanisławowskie. W roku 1920 kadra Starostwa Powiatowego w Grudziądzu wynosiła 4 osoby, następnie w roku 1921 zwiększyła się ona do 6 osób. Dwa lata później skład osobowy Starostwa, wykazany podczas kontroli przeprowadzonej w dn. 30 lipca 1923 r. przez urzędnika Okręgowej Izby Kontroli Państwowej w Poznaniu, wynosił 10 osób (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28, 31). Władze wojewódzkie uważały tę liczbę za zbyt dużą, naciskając na redukcję kadry. Mimo protestów starosty Ossowskiego, który większą niż inne starostwa liczbę pracowników uzasadniał granicznym charakterem powiatu i związanym z tym faktem znacznym obarczeniem urzędników obowiązkami osób (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). Argumentacja ta jednak nie przyniosła żądanych efektów i kontrola przeprowadzona rok później, tj. 17 grudnia 1924 r. wykazywała pracujących w Starostwie 6 osób oraz woźnego (zgodnie z pismem Wojewody z dn. 29 listopada 1923 r. (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). Odtąd niedostateczną liczbę urzędników stałych Starostwa starano się uzupełniać przy pomocy bezpłatnych praktykantów, często kierowanych na staże przez dowódców jednostek wojskowych stacjonujących w Grudziądzu. Organizacja wewnętrzna Starostwa Powiatowego w Grudziądzu ulegała wielokrotnym zmianom. Instrukcja biurowa dla Starostwa grudziądzkiego z dn.14 października 1924 r. dzieliła Starostwo na cztery referaty: - Referat I (starosta Ossowski): kierownictwo Starostwa, Wydziału i Sejmiku Powiatowego, nadzór nad Powiatową Kasą Komunalną, Powiatową Kasą Oszczędności, Bankiem Powiatowym i Powiatową Centralą Elektryczną, podpisywanie czystopisów i konceptów Starostwa i Wydziału, Kas i Banku oraz paszportów i przepustek granicznych, prowadzenie dziennika spraw szyfrowych, przygotowanie programów posiedzeń Wydziału i Sejmiku Powiatowego oraz nadzór nad Ekspozyturą Policji Politycznej - Referat II (naczelny sekretarz powiatowy Tadeusz Ziółkowski): zastępstwo Starosty, prowadzenie dziennika spraw poufnych i tajnej registratury, sprawy prezydialne, poufne, inwigilacyjne, rolne, myśliwskie, bezpieczeństwa publicznego, oświatowe, prasowe, zgromadzeń publicznych, graniczne, personalne urzędników, policji państwowej, budżetowe, domen, towarzystw i sprawy wyszynków - Referat III (sekretarz powiatowy Wincenty Gibas): mobilizacyjne, obywatelskie, optantów, walki z drożyzną i lichwą, samochodowe, rybackie, ewidencji koni oraz sprawy paszportowe, graniczne (prowadzone przez kancelistę Jakubowskiego) - Referat IV (asystent powiatowy Matuszewski): kierownictwo kancelarii Starostwa, sprawy weterynaryjne, Izby Rolniczej, lasowe (pisownia oryg.), wyznaniowe, sanitarne, wojskowe, budowlane, statystyczne, likwidacji majątków, rzemieślnicze, przemysłowe, drogowe, robotnicze, pożarnicze, handlu i kolekt Funkcję registratora pełnił P. Wilhelm Juździński (prowadzenie dziennika podawczego, przedkładanie spraw poszczególnym referentom), natomiast ekspedycją poczty zajmował się woźny powiatowy Karol Juździński (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). W Księdze Adresowej miasta Grudziądza na rok 1924-25 widnieje następujący skład Urzędu: Starosta Leon Ossowski, naczelny sekretarz pow. T. Ziółkowski, sekretarz pow. W. Gibas, asystenci powiatowi: Leon Matuszewski i Aleksander Lewandowski, oficer ewidencyjny: por. Mazak. Nowa Instrukcja biurowa Starostwa grudziądzkiego z dn. 30 września 1926 r. wprowadzała podział Starostwa na pięć referatów, tj. utworzono nowy Referat V, do którego należały sprawy wojskowe, mobilizacyjne i korespondencję z władzami wojskowymi (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). W celu unormowania i ujednolicenia podziału czynności, we wszystkich starostwach województwa pomorskiego wprowadzono Okólnikiem Wojewody Pomorskiego nr 96 w dniu 1 stycznia 1927 r. jednolity podział czynności według następujących pięciu głównych działów: I. Dział Polityczny, II. Dział Administracyjny, III. Dział Mobilizacyjno-Wojskowy, IV. Dział Ubezpieczeń Społecznych i V. Dział Prezydialno-Gospodarczy(APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). Dla Starostwa Powiatowego w Grudziądzu przewidziano łącznie 9 etatów urzędniczych (APT, Starostwo Powiatowe w Grudziądzu 1920-1939, sygn. 28). Nie była to dostateczna liczba pracowników, o czym świadczy pismo Wojewody z 7 czerwca 1927 r. krytykujące zatrudnianie przez Starostę wywiadowców policji politycznej przy pracach kancelaryjno-biurowych. W latach 1927-1928 kadra Starostwa przedstawiała się następująco: Starosta Adam Czarliński, Referent I. Naczelny sekretarz T. Ziółkowski (pomocnik: asystent powiatowy Lewandowski Aleksander), Referent II. starszy sekretarz W. Gibas (pomocnik: sekretarz pow. Rezmer Albin), Referent III. Elżanowski Jan Piotr (sprawy wojskowe), oraz registrator Wydziału Powiatowego Jakubowski Walenty oraz stenotypistka Zofia Minikowska, telefonistka Hessówna i woźny powiatowy K. Juździński. Wraz ze zwiększeniem kompetencji Starostwa wprowadzono od 1 stycznia 1928 r. nową instrukcję biurową i jednolity podział rzeczowy akt dla Starostw Województwa Pomorskiego (Okólnik nr 111 Wojewody Pomorskiego z dn. 10 listopada 1927 r. L.dz. I.D.23–16251/27 przesłany pismem Wojewody Pomorskiego L.dz.I.D.26-Nr.19928/27 z dn. 27 grudnia 1927 r. (APT, Starostwo Powiatowe w Toruniu z lat [1848] 1920-1939, sygn. 53, s. 9-15). Obok pięciu dotychczas działających działów utworzono trzy nowe: przemysłowy, ochrony lasów prywatnych oraz melioracji wodnych, natomiast do referatu ochrony lasów prywatnych przyłączone zostały sprawy rolnictwa, jako pokrewne rzeczowo. Podział organizacyjny omawianego urzędu i kompetencji poszczególnych komórek przedstawiał się odtąd następująco: - Dział I Prezydialno-Gospodarczy, obejmujący sprawy wynikające ze stosunku Starosty do władz wyższych i równorzędnych, sprawy organizacyjne i reprezentacyjne, nieliczne sprawy personalne i gospodarcze Starostwa i odznaczenia. - Dział II Polityczny, obejmujący sprawy o charakterze politycznym i sprawy dotyczące szeroko pojętego bezpieczeństwa publicznego – w jego zakres kompetencji wchodziły m.in. sprawy mniejszości narodowych, partii politycznych, prasy miejscowej, stowarzyszeń i związków, osób politycznie podejrzanych i szpiegów, policji państwowej, zgromadzeń, wieców, manifestacji i strajków, spraw wyznaniowych, przestępczości, ochrony granic, cudzoziemców i optantów. - Dział III Administracyjny, obejmujący głównie sprawy meldunkowe, sprawy przepustek granicznych, paszportów, spisy ludności, poświadczenia dot. uznania, nadania i utraty obywatelstwa, sprawy emigrantów, reemigrantów, azylantów i optantów, gmin wyznaniowych, sprawy obyczajowe, obrotu artykułami żywnościowymi, sanitarne oraz sprawy rybackie, łowieckie, ochrony krajobrazu i zabytków. - Dział IV Mobilizacyjno-Wojskowy, zajmujący się sprawami mobilizacyjnymi, sprawami poborowych i rezerwistów, wojskowych rent inwalidzkich, sprawami przysposobienia wojskowego i wychowania fizycznego, a także rejestracją zwierząt pociągowych i współdziałaniem z władzami wojskowymi. - Dział V Przemysłowy, w którego gestii znajdowały się sprawy przemysłu /ewidencja/, uprawnień przemysłowych /licencje, koncesje/, projekty urządzeń technicznych zakładów przemysłowych, nadzór nad rzemiosłem oraz statystyka zatrudnienia. - Dział VI Ochrony Lasów Prywatnych i Rolnictwa, który prowadził sprawy lasów prywatnych, spółek leśnych i parcelacji gruntów zalesionych, zalesiania nieużytków, danin lasowych (pisownia oryg.), kredytów siewnych i żniwnych oraz klęsk żywiołowych. - Dział VII Melioracyjno-Wodny, zajmujący się sprawami rzek, nieuregulowanych obszarów gruntów zalanych, obszarów gruntów zabagnionych, kolegium wodnego, sprawami karnymi w sprawach melioracyjno-wodnych, wałami, związkami wałowymi, młynami wodnymi, upustami, ściekami oraz taborem żeglugi śródlądowej. - Dział VIII Ubezpieczeń Społecznych - sprawy związane z rentami, ubezpieczeniami społecznymi oraz sprawy kas chorych i państwowej opieki społecznej. Zmiany w kierunku dalszego ujednolicenia struktury organizacyjnej starostw województwa pomorskiego i trybu ich urzędowania wprowadziła w 1929 r. nowa instrukcja kancelaryjna wraz z rzeczowym podziałem akt. W latach 1929-1930 w Starostwie Powiatowym w Grudziądzu funkcjonowało 9 referatów: Referat I Prezydialno-Gospodarczy, Referat II Polityczny, Referat III Administracyjny, Referat IV Wojskowy, Referat V Przemysłowy, Referat VI Ochrony lasów prywatnych i rolnictwa, Referat VII Melioracyjno-Wodny, Referat VIII Ubezpieczeń Społecznych, Referat IX Sanitarny. Zasadnicze zmiany w organizacji starostw wprowadzało Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie organizacji starostw oraz trybu ich urzędowania z 30 czerwca 1930 r., wydane w porozumieniu z Ministrami Pracy i Opieki Społecznej, Przemysłu i Handlu, Robót Publicznych, Rolnictwa oraz Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego (Dz.U., 1930 r., nr 55, poz. 464). W myśl § 8 ww. rozporządzenia, w każdym starostwie miało być 8 referatów administracyjnych (Ogólny, Organizacyjny, Bezpieczeństwa, Administracyjny /w liczbie 1 lub 2/, Wojskowy, Karny, Opieki Społecznej, Inwalidów Wojennych) oraz referaty fachowe (np. lekarze powiatowi, powiatowi lekarze weterynarii). Podział na referaty poszczególnych Starostw ustalał Wojewoda, uwzględniając warunki miejscowe i personalne oraz zapotrzebowanie regionalne. W Starostwie Powiatowym w Grudziądzu w latach 1930-1931 istniał następujący podział: Referat I Ogólny, Referat II Organizacyjny, Referat III Administracyjno-Prawny, Referat IV Administracyjno-Gospodarczy, Referat V Wodny, Referat VI Bezpieczeństwa Publicznego, Referat VII Wojskowo-Mobilizacyjny. Nie zachowały się materiały wytworzone przez pozostałe referaty prawdopodobnie działające w tym czasie w Starostwie, tj. Referatu Administracyjno-Karnego, Opieki Społecznej, Sanitarnego, Weterynaryjnego, Ochrony Lasów i Inwalidów Wojennych. Ramowe przepisy kancelaryjne administracji publicznej wprowadzono Uchwałą Rady Ministrów z dn. 24 sierpnia 1931 r. (M.P. 1931 nr 196, poz. 273). Na ich podstawie opracowano przepisy kancelaryjne dla starostw, obowiązujące od 1 stycznia 1932 r. Wprowadzały one nowy podział rzeczowy akt z ustalonymi literowymi znakami dla poszczególnych referatów i cyfrowymi dla oznaczenia kategorii spraw (np. Org. 3, AP.4). Odtąd do roku 1935 struktura organizacyjna Starostwa przedstawiała się następująco (w nawiasie podano symbole komórek organizacyjne): Referat Ogólny (O.), Referat Organizacyjny (Org.), Referat Administracyjno-Prawny (AP.), Referat Administracyjno-Gospodarczy (AG.), Referat Wodny (M.), Referat Bezpieczeństwa Publicznego (B.), Referat Wojskowo-Mobilizacyjny (W.), Referat Administracyjno-Karny (AK.), Referat Zdrowia (Z.), Referat Weterynaryjny (R.W.), Referat Ochrony Lasów (L.), Referat Budowlany (Bud.), Referat Opieki Społecznej (P.), Referat Inwalidzki (I.). Od roku 1934, w efekcie likwidacji urzędów ziemskich i przejęciu przez starostów w zakresie administracji reform rolnych, funkcjonował w Starostwie również Referat Rolnictwa i Reform Rolnych (R.). Dalsze zmiany w strukturze organizacyjnej Starostwa następowały w latach 1935 i 1937, a od 1938 nie funkcjonował tu referat melioracyjny, ochrony lasów i inwalidów. W roku 1939 w starostwach województwa pomorskiego obowiązywał podział na 12 referatów: I. Referat Ogólno-Organizacyjny, II. Referat Bezpieczeństwa, III. Referat Administracyjno-Prawny, IV. Referat Opieki Społecznej, V. Referat Administracyjno-Gospodarczy, VI. Referat Karny, VII. Referat Wojskowy, VIII. Rolnictwa i Reform Rolnych, IX. Referat Melioracyjny, X. Referat Budowlany, XI. Referat Zdrowia i XII. Referat Weterynarii. Kancelaria Starostwa była wspólna dla Starostwa Powiatowego i Wydziału Powiatowego (wspólna registratura, wspólne stenotypistki). Po roku 1932 kancelaria obsługiwała również Starostwo Grodzkie w Grudziądzu. Od 1935 roku stosowano uniwersalną prezentę, na której umieszczone były nazwy obydwu starostw, tj. Starosta Powiatowy – Grodzki w Grudziądzu, w której - w zależności od tego, od którego starosty pismo wychodziło - nazwę tego drugiego wykreślano. Wspólna kancelaria, fakt piastowania dwóch starostw przez jedną osobę oraz późniejsze losy akt przyczyniły się do znacznego przemieszania akt starostwa powiatowego i grodzkiego (poszczególne jednostki omawianego zespołu zawierają akta obydwu urzędów). Odnośnie do prowadzenia registratury obowiązywała „Instrukcja o sposobie przechowywania akt załatwionych w Starostwach Województwa Pomorskiego, przesłana Starostom przez Wojewodę w piśmie z dnia 1 lutego 1927 r. (L.dz.I.D.26.Nr.690/27) (APT, Starostwo Powiatowe w Toruniu z lat [1848] 1920-1939, sygn. 52, s. 69-71). Oprócz teczek różowych dla akt generalnych i teczek niebieskich dla akt specjalnych tworzono teczki białe dla korespondencji przejściowej, nie posiadającej dla Urzędu trwałej wartości (L.dz.I.D.26-Nr.19928/27 z dn. 27 grudnia 1927 r.). W registraturze (prowadzonej systemem teczkowym opartym na rzeczowym podziale akt) przechowywano stale akta generalne i okresowo specjalne (do roku), po tym czasie akta specjalne trafiały do składnicy akt dawnych (archiwum). Akta przejściowe podlegały brakowaniu w registraturze. Część akt referatu politycznego mające charakter poufny nie mogło być przechowywanych w registraturze, lecz były zamknięte w miejscu odrębnym pod nadzorem referenta politycznego. Szczegółowe zasady funkcjonowania kancelarii urzędu, czynności biurowe i obowiązki referentów oraz sposób przechowywania akt określała instrukcja biurowa dla Starostw, przesłana przez Wojewodę Pomorskiego w dn. 27 grudnia 1927 r. i obowiązująca od 1 stycznia 1928 r. Kolejna, nowa „Instrukcja biurowa dla starostw województwa pomorskiego” została wydana w roku 1929 (APT, Starostwo Powiatowe w Toruniu z lat [1848] 1920-1939, sygn. 54, 68). Uchwałą Rady Ministrów w dniu 24 sierpnia 1931 r. wprowadzono nowe przepisy kancelaryjne w administracji publicznej, które wprowadzały decentralizację kancelarii starościńskiej i bezdziennikowy system kancelaryjny (M.P. 1931 r., nr 196, poz. 273). Rok później opracowano na ich podstawie „Przepisy kancelaryjne dla starostw województwa pomorskiego” (APT, Starostwo Powiatowe w Toruniu z lat [1848] 1920-1939, sygn. 68). W myśl powyższych przepisów kancelaria urzędu miała być zdecentralizowana. Zlikwidowano komórkę registratury, a zasadnicze czynności kancelaryjne dotyczące prowadzenia akt tj.: rejestracja, łączenie akt spraw, przechowywanie akt podręcznych przeszło do kompetencji referentów we właściwych komórkach organizacyjnych. Natomiast we wspólnej dla całego urzędu kancelarii odbywało się przyjmowanie wpływów, sporządzanie czystopisów, wysyłanie odpowiedzi i prowadzenie składnicy akt spraw załatwionych. Wobec likwidacji dzienników podawczych spisy spraw i wykaz akt pełniły funkcje rejestracyjne. Ostatnim normatywem regulującym funkcjonowanie kancelarii starościńskiej była ”Instrukcja kancelaryjna dla starostw województwa pomorskiego” wydana przez Wojewodę Pomorskiego w dn. 30 listopada 1935 r. i obowiązująca od 1 styczni 1936 r. (APT, Starostwo Powiatowe w Toruniu z lat [1848] 1920-1939, sygn. 70). Z analizy zachowanych akt wynika, że w pierwszych latach działalności w Starostwie obowiązywał system dziennikowy w oparciu o przepisy pruskie. Pisma znakowano początkowo w następujący sposób: I 1423/24, gdzie cyfra rzymska oznaczała numer działu Starostwa, a arabska kolejną liczę porządkową pisma według dziennika łamaną przez rok. Od roku 1927 numery spraw (będące jednocześnie znakiem akt) nadawano w oparciu o podział rzeczowy akt i składały się z numeru referatu oznaczonego cyfrą rzymską i liczby arabskiej oznaczającej teczkę z wykazu rzeczowego akt, łamane przez rok (np. I.13/27 – Dział I Polityczny, Ruch wywrotowy, 1927 rok). Od roku 1929 numer sprawy składał się z numeru referatu oznaczonego cyfrą rzymską i litery teczki oznaczającej hasło z wykazu akt (rozdzielone najczęściej kropką), łamane przez numer kolejny sprawy (danego spisu spraw), np. III.D/3 czyli Referat III Administracyjny, sprawa dotycząca paszportów zagranicznych (D), sprawa nr 3. W celu odciążenia i uproszczenia pracy referentów w rejestrowaniu wpływów Wojewoda Pomorski zarządził od 1 stycznia 1930 r. wyłączenie ze spisu akt spraw, dla których prowadzone były w specjalnych rejestrach w referatach (m.in. podania o poświadczenie, stwierdzenie, uznaniu czy zwolnienie z obywatelstwa, podania o paszporty). Numer pod którym sprawa została wpisana do odnośnego rejestru umieszcza się w pieczęci wpływu ze znakiem literowym np. podania o paszporty – znak Pas, stwierdzenia obywatelstwa – Sob. Wprowadzone w ten sposób oznaczenia stosowano jedynie do końca roku 1931. Obowiązujące od 1932 r. przepisy kancelaryjne wprowadziły oznaczenie referatów literami, w związku z czym znak akt składał się odtąd z symbolu oznaczającego Referat Starostwa (litera) oraz numeru hasła z wykazu akt (cyfra arabska) łamanych przez kolejny numer sprawy, np. B.3/4 oznaczające Referat Bezpieczeństwa Publicznego (B), Sprawozdania sytuacyjne (3), sprawa nr 4 . Każda teczka posiadała spis spraw. Tą metodę stosowano do końca działania Urzędu. Działalność Starostwa Powiatowego w Grudziądzu przerwała agresja hitlerowska na Polskę i znalezienie się powiatu grudziądzkiego i miasta Grudziądza pod okupacją niemiecką.